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거절·사과 메일 부드럽게 다듬기

이 정도 배우면 할 수 있어요: 입문

한 줄 요약

하고 싶은 말을 거칠게라도 먼저 쓰고, “정중하게 다듬어 줘”라고 부탁해요. 받는 사람과 관계를 알려 주면 말투가 더 잘 맞아요.

이럴 때 써요

부탁을 거절해야 하는데 관계는 지키고 싶을 때
실수를 사과하는 메일을 쓸 때
답이 없는 상대에게 다시 연락해야 할 때(독촉)

따라 하기

1단계. 상황과 하고 싶은 말을 그대로 쓰기

거래처 담당자에게 보낼 메일이야. 다음 주까지 해 달라는 일을 이번엔 못 맡는다고 거절하고 싶어. 다음 달이면 가능하다는 말도 넣어서 정중하게 써 줘.

그림이에요 (실제 화면과 조금 다를 수 있어요)

예시 답제목: 요청해 주신 건 관련 회신드립니다

안녕하세요, 담당자님.
먼저 좋은 제안 주셔서 감사합니다.
아쉽게도 다음 주까지는 이미 잡힌 일정이 있어 이번 건은 맡기 어렵습니다.
다음 달 초부터는 진행이 가능하니, 일정 조율이 된다면 꼭 함께하고 싶습니다.

감사합니다.

1단계: 상황을 말하면 메일 초안을 써 줘요

2단계. 말투를 내 스타일로 맞추기

마음에 안 드는 부분은 이어서 고쳐 달라고 해요.

너무 딱딱해. 조금 더 친근하게, 대신 길이는 더 짧게 바꿔 줘.

바꿔 쓰기

사과 메일: “배송 날짜를 잘못 안내했어. 변명처럼 들리지 않게 사과하고, 새 날짜를 알려 주는 메일 써 줘”
독촉 메일: “일주일째 답이 없어. 기분 나쁘지 않게 다시 확인해 달라는 메일 써 줘”
문자로 보낼 때: “카톡으로 보낼 거라 세 문장 안으로 줄여 줘”

조심할 점

보내기 전에 날짜, 이름, 금액은 꼭 내가 다시 확인해요.
클로드가 내가 말하지 않은 약속(“할인해 드리겠습니다” 같은)을 넣었는지 살펴보고, 있으면 지워요.

여기서 막혔어요

따라 하다가 막힌 곳이 있으면 알려 주세요. 다른 사람에게는 보이지 않고 운영자에게만 전달돼요. 답장을 받고 싶을 때만 이메일을 적어 주세요.